Archivierung

In der heutigen Zeit wird der digitale Kommunikationsweg oft dem Postweg zum Vertragsabschluss vorgezogen. Gleichzeitig wird die rechtliche Bedeutung von E-Mails oft unterschätzt. Dabei sind Informationen und Erklärungen, welche per E-Mail übermittelt werden, genau wie ihr Pendant in Papierform, rechtsverbindlich. Doch dabei hat fehlende und mangelhafte Archivierung weitreichendere Folgen, als man erwartet: Sie kann als Verletzung der handelsrechtlichen und steuerlichen Buchführungspflicht und/oder Verletzung der Compliance (Legalitätspflicht) geahndet werden.

Was muss archiviert werden?

E-Mails, welche als Handelsbriefe gelten, müssen laut § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) aufbewahrt werden. Auch sind gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) alle weiteren E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug zu archivieren.

Zu den Handelsbriefen zählt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines (Handels-) Geschäftes enthält, wie …

  • Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen)
  • Auftragsbestätigungen
  • Versandanzeigen
  • Frachtbriefe
  • Lieferpapiere
  • Reklamationsschreiben
  • Rechnungen
  • Zahlungsbelege
  • schriftlich gefasste Verträge

Nicht zu den Handelsbriefen zählen jedoch nicht …

  • unverbindliche Werbeschreiben
  • simple Kontakt-E-Mails des Vertriebes

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Handels- und Geschäftsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren. Sollten E-Mails Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüssen oder Lageberichte enthalten beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.

Wie können E-Mails archiviert werden?

Mit dem cMailArchive von centron können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt cMailArchive perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Gerade in größeren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in das cMailArchive kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

cMailArchive nutzt Mailstore und ist als tausendfach erprobte Standard-Software einfach und schnell einsetzbar und dennoch, auch bei hohen Anforderungen, extrem wartungsarm und zuverlässig. Durch den niedrigen Einstiegspreis und die integrierte Speichertechnologie werden zudem die Gesamtkosten auf niedrigstem Level gehalten.

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Wie kann auf archivierte E-Mails zugegriffen werden?

Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten auf das Archiv zuzugreifen:

  • Webbrowser (Den Link erhalten Sie von unserem Support.)
  • Windows-Client (Download)

Beachten Sie dabei bitte, dass über den Webbrowser nur gelesen und wiederhergestellt werden können. Weiterführende Einstellungen sind nur über den Windows-Client möglich.

So sieht die Verwaltung mit Hilfe des Windows Clients aus:

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